Gợi ý cách giao tiếp và làm việc với 4 kiểu sếp thường gặp tại nơi làm việc

Các nghiên cứu đã chỉ ra hai yếu tố chính cùng định hình cách bạn giao tiếp và tương tác với mọi người tại nơi làm việc, bao gồm sự thống trị (dominance) và tính hòa đồng (sociability). Trong đó, sự thống trị cho thấy mức độ một người cố gắng kiểm soát tình huống hoặc suy nghĩ và hành động của người khác; còn tính hòa đồng đo lường mức độ sẵn sàng thể hiện cảm xúc và ưu tiên các mối quan hệ cùng kết nối xã hội với những người xung quanh. Sự kết hợp giữa hai yếu tố này tạo nên bốn kiểu sếp khác nhau: chỉ huy, cổ vũ, chăm sóc và kiểm soát.

Mỗi kiểu sếp đều sở hữu những thế mạnh và hạn chế nhất định về phong cách quản trị, lãnh đạo, và đôi khi những đặc điểm này có thể không hoàn toàn phù hợp với cách làm việc của bạn. Khi đó, bạn nên chủ động quan sát hành vi và xu hướng ra quyết định của sếp để linh hoạt điều chỉnh chiến lược giao tiếp và xử lý công việc sao cho hiệu quả. 

Cùng ELLE tìm hiểu chi tiết về bốn kiểu sếp trên và tham khảo những gợi ý giúp bạn giao tiếp, làm việc hiệu quả hơn với họ nhé!

Kiểu sếp chỉ huy (The commander)

Kiểu sếp chỉ huy thường được nhận xét là có khả năng hành động nhanh chóng, quan tâm đến tiến độ, chất lượng công việc và kết quả cần đạt được hơn là cảm nhận của mọi người về vấn đề đó. Thậm chí, đôi khi họ có thể vô tình bỏ qua nhu cầu hỗ trợ về mặt tinh thần của nhân viên. Với họ, sự cam kết trong công việc không đến từ lời khen hay sự công nhận mà được thể hiện qua những yêu cầu và mục tiêu rõ ràng, cụ thể. 

Khi làm việc với kiểu sếp này, bạn cần lưu ý:

1. Không tỏ thái độ phòng thủ khi nhận góp ý 

Một đặc điểm phổ biến của kiểu sếp chỉ huy là quan sát kỹ từng chi tiết trong công việc của bạn. Họ có thể liên tục đặt câu hỏi hoặc phản biện ý tưởng bạn đề xuất, nhưng không nhằm thể hiện thái độ không hài lòng hay đánh giá thấp bạn. Trái lại, hành động này chủ yếu nhằm kiểm tra tính khả thi của ý tưởng để tránh sai sót cũng như tạo điều kiện để bạn hoàn thiện tốt hơn. 

Vì thế khi được sếp góp ý, bạn nên tránh tỏ thái độ phòng thủ hay phản ứng tiêu cực. Thay vào đó, hãy cố gắng tiếp nhận ý kiến một cách bình tĩnh và phản hồi lại bằng dữ liệu cụ thể, đáng tin cậy: “Em hiểu ý anh/chị về vấn đề này. Tuy nhiên, em lựa chọn làm như vậy vì […]”. 

2. Đi thẳng vào vấn đề

Với kiểu sếp chỉ huy, thời gian là nguồn lực quý giá không nên lãng phí, do đó họ dễ bỏ qua những cuộc trò chuyện xã giao và nhanh chóng đi thẳng vào nội dung chính. Khi làm việc với họ, bạn cũng nên tôn trọng xu hướng đề cao hiệu suất này bằng cách trình bày rõ ràng, súc tích các ý chính như: “Em biết anh/chị đang bận, nên em xin phép vào thẳng vấn đề” hoặc “Đây là những điểm chính em muốn trao đổi”. Tương tự, bạn cũng không nên quá bận lòng nếu họ trả lời email rất ngắn gọn mà không kèm theo những lời hỏi thăm thông thường. 

3. Thể hiện sự quyết đoán

Kiểu sếp chỉ huy đặc biệt đánh giá cao sự quyết đoán. Do đó, trong các cuộc họp, bạn cần mạnh dạn thể hiện và bảo vệ quan điểm một cách rõ ràng, dứt khoát. Bạn có thể bắt đầu bằng những cách diễn đạt như “Theo em…”, “Đề xuất của em là…”, “Từ góc nhìn của em…”, “Đây là một vài nhận định ban đầu của em”…, kết hợp với luận cứ cụ thể và thái độ trình bày tự tin để tăng tính thuyết phục. 

Kiểu sếp cổ vũ (The Cheerleader)

Một người sếp thuộc nhóm cổ vũ thường sở hữu tính cách hướng ngoại. Họ giàu năng lượng, lạc quan, nhiệt tình, có xu hướng đặt mục tiêu cao và ưu tiên nhịp độ làm việc nhanh nhưng vẫn chú trọng xây dựng mối quan hệ. Trong môi trường công sở, họ giữ vai trò như một “người kết nối”, giúp gắn kết các thành viên trong nhóm và duy trì bầu không khí tích cực, vui vẻ. Song, chính phong cách làm việc đề cao tập thể cùng nguồn năng lượng dồi dào từ họ cũng thỉnh thoảng khiến người khác cảm thấy mơ hồ và thậm chí quá tải, đặc biệt là khi cần những phản hồi cụ thể hoặc một định hướng rõ ràng cho công việc. 

Nếu có sếp thuộc nhóm cổ vũ, bạn nên:

1. Chủ động nhắc sếp về lịch họp

Quên lịch họp hoặc hủy họp vào phút chót là một trong những biểu hiện thường gặp của kiểu sếp cổ vũ. Điều này không đồng nghĩa với việc họ thiếu trách nhiệm hay ít tôn trọng nhân viên, mà xuất phát từ việc nguồn năng lượng tràn đầy thường thôi thúc họ theo đuổi những ý tưởng mới mà vô tình bỏ sót các kế hoạch đã lên lịch. 

Để hạn chế tình trạng này, bạn nên chủ động sắp xếp và khéo léo nhắc họ về cuộc họp sắp tới. Kết hợp tính năng thiết lập và nhắc lịch tự động trên các ứng dụng, nền tảng số cũng là một giải pháp hiệu quả, không chỉ hỗ trợ họ khắc phục tính hay quên mà còn giúp tiết kiệm thời gian cho cả đôi bên. 

2. Khéo léo đưa sếp trở lại trọng tâm khi họ liên tục đổi ý

Xu hướng ra quyết định nhanh và liên tục nảy ra ý tưởng mới của kiểu sếp cổ vũ có thể gây không ít khó khăn cho nhân viên khi phải liên tục điều chỉnh kế hoạch. Về lâu dài, điều này dễ khiến họ cảm thấy nỗ lực của mình chưa được ghi nhận đầy đủ, từ đó ảnh hưởng đến động lực làm việc và mức độ gắn bó với công ty. 

Nếu gặp tình huống như vậy, bạn hãy thử nhẹ nhàng đưa cuộc trao đổi trở lại đúng trọng tâm bằng cách phản hồi: “Ý tưởng này rất thú vị. Em xin phép ghi lại để không bỏ sót và mình có thể tiến hành vào thời điểm phù hợp hơn”. Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉ ra sự cân đối giữa thời gian, nguồn lực hiện tại và khả năng triển khai ý tưởng đó để vừa đảm bảo chất lượng và tiến độ, vừa giữ được sự tôn trọng dành cho sếp. 

3. Đặt câu hỏi để làm rõ yêu cầu

Kiểu sếp cổ vũ thường thiên về truyền cảm hứng hơn là hướng dẫn chi tiết từng bước. Điều này cho phép nhân viên có nhiều không gian sáng tạo và chủ động triển khai công việc theo đúng phong cách của mình, nhưng đồng thời cũng dễ đẩy bạn rơi vào trạng thái mơ hồ, không biết nên bắt đầu từ đâu hoặc cần ưu tiên điều gì. 

Khi đó, bạn nên mạnh dạn đặt câu hỏi, ví dụ như “Anh/Chị có thể chia sẻ rõ hơn về điểm này không?”, nhằm làm rõ những gì chưa chắc chắn. Một gợi ý hữu ích khác là đưa ra một vài phương án để họ lựa chọn, bởi kiểu sếp này đôi khi cũng gặp khó khăn trong việc cụ thể hóa những gì họ mong muốn ở bạn. 

Kiểu sếp chăm sóc (The Caretaker)

Kiểu sếp chăm sóc là những người kiên nhẫn, chuộng hòa khí và mong muốn nhân viên luôn được lắng nghe, thấu hiểu. Họ cũng sở hữu khả năng kết nối và tương tác xã hội tốt tương tự nhóm cổ vũ, nhưng có phần điềm đạm hơn. Mục tiêu của họ là tạo cho mọi người cảm giác an toàn khi chia sẻ quan điểm hoặc vấn đề gặp phải trong công việc. Tuy nhiên, kiểu sếp này đôi khi lại khá thiếu quyết đoán, dẫn đến việc họ dễ gặp trở ngại trong môi trường có nhịp điệu nhanh hoặc tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Một số lời khuyên hữu ích khi làm việc với kiểu sếp chăm sóc là:

1. Thể hiện khả năng tự xử lý công việc

Khi làm việc với kiểu sếp chăm sóc, bạn sẽ dễ gặp tình huống họ quản lý tiến độ một cách sát sao qua mức. Trong trường hợp đó, hãy nhẹ nhàng trấn an sếp và cho thấy bạn có tự xử lý công việc mà không cần họ phải theo sát liên tục. Một cách trao đổi như “Phần này em đang kiểm soát tốt. Nếu cần thêm hỗ trợ, em sẽ chủ động báo lại cho anh/chị” có thể giúp họ yên tâm hơn, từ đó giảm tần suất kiểm tra và cho bạn nhiều không gian để linh hoạt triển khai công việc.

2. Đề xuất chia sẻ công việc với sếp

Nhiều sếp thuộc nhóm chăm sóc có xu hướng ôm việc vì họ tin rằng điều đó sẽ tránh làm bạn bị quá tải. Để từng bước thay đổi thói quen này, bạn có thể thử đề xuất chuyển giao công việc dần dần: “Mình có thể bắt đầu bằng việc để em phụ trách một phần của dự án này, sau đó điều chỉnh hoặc bổ sung thêm nhân sự nếu cần”. Một hướng tiếp cận khác là gợi ý cùng phối hợp với họ, chẳng hạn như ở giai đoạn đầu, nhằm đảm bảo bạn được trực tiếp xử lý công việc trong khi sếp vẫn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt cách bạn triển khai và kịp thời tham gia hỗ trợ khi cần thiết. 

3. Chủ động cập nhật thông tin

Với mong muốn giữ môi trường làm việc ổn định, tránh làm nhân viên hoang mang, kiểu sếp chăm sóc thường trì hoãn việc chia sẻ những thông tin quan trọng và vô tình khiến bạn rơi vào thế bị động. Khi đó, bạn nên chủ động cập nhật thông tin về những thay đổi có thể xảy ra, đồng thời cho họ thấy rằng việc được biết trước không khiến bạn lo lắng hay áp lực. Ngược lại, điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và có thể kịp thời lên kế hoạch điều chỉnh. 

Kiểu sếp kiểm soát (The Controller)

Sự cẩn thận trong từng từng chi tiết, tư duy lập luận dựa trên dữ liệu và xu hướng đóng góp thầm lặng nhằm đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru là những thế mạnh nổi bật của kiểu sếp kiểm soát. Bên cạnh đó, họ còn gắn liền với hình ảnh nghiêm túc, kín đáo, ít chú trọng đến các kết nối xã hội mà thường tập trung nhiều hơn vào việc tối ưu các quy trình hiện có. Dù vậy, kiểu sếp này đôi lúc cũng trở nên cứng nhắc và bảo thủ, nhất là trong những tình huống đòi hỏi sự linh hoạt hoặc điều chỉnh nhanh chóng để duy trì lợi thế. 

Để làm việc hiệu quả với họ, bạn hãy thử:

1. Đưa ra những ý tưởng giúp cải tiến quy trình hiện có

Với kiểu sếp kiểm soát, các ý tưởng mới thường đi kèm với những rủi ro và dễ dẫn đến sai lầm. Do đó, họ có xu hướng thận trọng với những đề xuất này, thậm chí có thể thẳng thừng từ chối ý tưởng của bạn. Trong những tình huống như vậy, thay vì đưa ra các ý tưởng hoàn toàn mới, bạn nên gợi ý những điều chỉnh giúp cải tiến sản phẩm hoặc quy trình sẵn có để tăng khả năng được chấp nhận, đồng thời khiến sếp cảm thấy yên tâm rằng mọi thay đổi vẫn nằm trong tầm kiểm soát.

2. Làm rõ kỳ vọng ngay từ đầu

Sự cẩn thận đến từng chi tiết khiến kiểu sếp kiểm soát thường yêu cầu nhiều bước kiểm tra và phê duyệt. Điều này có thể làm nhân viên phải mất nhiều thời gian chỉnh sửa và cảm thấy không được tin tưởng. Vì vậy, mỗi khi được giao nhiệm vụ, bạn nên chủ động đặt câu hỏi “Những tiêu chí quan trọng anh/chị mong muốn đạt được ở dự án này là gì?” để làm rõ kỳ vọng ngay từ đầu, tránh hiểu sai yêu cầu và phải điều chỉnh nhiều lần về sau. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đề xuất họ rà soát nhanh trước khi chính thức hoàn tất để phát hiện kịp thời những điểm cần bổ sung hoặc điều chỉnh. 

3. Yêu cầu hướng dẫn khi cần thiết

Đôi lúc, kiểu sếp kiểm soát có thể đặt kỳ vọng quá cao và mặc định nhân viên đã nắm vững mọi khía cạnh công việc, từ đó vô tình làm bạn cảm thấy quá tải trước lượng thông tin dày đặc hoặc tài liệu phức tạp. Khi ấy, hãy mạnh dạn yêu cầu được hướng dẫn cụ thể hơn về những phần chưa rõ hoặc cần ưu tiên thực hiện. Cách tiếp cần này không chỉ giúp bạn xử lý nhiệm vụ hiệu quả hơn mà còn thể hiện sự chủ động và tinh thần cầu thị trong công việc. 

---

Xem thêm

•7 tips giúp giảm lo lắng khi tham gia các cuộc họp công việc

•Trắc nghiệm: Phong cách làm việc của bạn là gì?

•5 phong cách lắng nghe giúp bạn giao tiếp hiệu quả nơi công sở

---