Làm thế nào để quản lý công việc một cách hiệu quả?

Nội dung chính:  – Quản lý khối lượng công việc hiệu quả bắt đầu từ việc ưu tiên nhiệm vụ quan trọng, quản lý thời gian hợp lý và biết nói “không” với những trách nhiệm vượt quá khả năng. – Dành các khoảng nghỉ ngắn, thực hành chánh niệm, vận động và kiểm soát căng thẳng giúp duy trì hiệu suất làm việc, đồng thời giảm nguy cơ kiệt sức (burnout). – Nếu khối lượng công việc liên tục vượt ngoài khả năng kiểm soát, hãy chủ động trao đổi với quản lý, đồng nghiệp hoặc tìm đến chuyên gia tâm lý để nhận được sự hỗ trợ phù hợp.

Thay vì cố gắng làm việc liên tục để giải quyết mọi nhiệm vụ, bạn có thể tham khảo 7 cách dưới đây nhằm kiểm soát khối lượng công việc một cách chủ động và hiệu quả hơn, hạn chế nguy cơ rơi vào trạng thái căng thẳng và kiệt sức do phải gánh vác quá nhiều trách nhiệm. Song, trong trường hợp cảm thấy mọi thứ đã vượt quá khả năng tự xoay xở, bạn nên chủ động tìm đến những mối quan hệ đáng tin cậy xung quanh hoặc chuyên gia tâm lý để nhận được sự hỗ trợ phù hợp.

Dấu hiệu nhận biết công việc bị quá tải

Bước đầu tiên để xây dựng kế hoạch quản lý khối lượng công việc hiệu quả là nhận biết khi nào công việc của bạn đã trở nên quá tải. Theo đó, nếu bạn thường xuyên phải làm việc muộn và cảm thấy danh sách việc cần làm dường như không bao giờ kết thúc, rất có thể những trách nhiệm bạn đảm nhận đã vượt quá khả năng đáp ứng của bản thân trong thời điểm hiện tại.

Trên thực tế, những giai đoạn bận rộn như vậy cũng tạo cơ hội để bạn phát triển bản thân và mang lại cảm giác thành tựu. Nhưng khi sự bận rộn bắt đầu ảnh hưởng tiêu cực đến giấc ngủ, chế độ ăn uống, sức khỏe tinh thần và các khía cạnh khác của cuộc sống, đó có thể là dấu hiệu cho thấy bạn đang phải gánh vác khối lượng công việc nhiều hơn mức mình có thể xử lý. Tình trạng này nếu kéo dài sẽ dễ gây căng thẳng mãn tính, dẫn đến mệt mỏi và cuối cùng là kiệt sức (burnout).

7 cách hữu ích giúp kiểm soát khối lượng công việc

Những cách hữu ích trong kiểm soát khối lượng công việc bao gồm ưu tiên các hoạt động quan trọng, thực hiện thiền và chánh niệm, cũng như dành cho bản thân những khoảng nghỉ ngắn. 

1. Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất

Xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất và cần được ưu tiên hoàn thành trước là một trong những nguyên tắc cơ bản của quản lý khối lượng công việc hiệu quả. Để thực hiện điều này, bạn có thể áp dụng phương pháp “Eat That Frog”. Đây là một phương pháp sắp xếp và quản lý công việc nổi tiếng do tác giả Brian Tracy giới thiệu trong quyển sách cùng tên, ngoài ra còn được cho là lấy cảm hứng từ một câu nói thường được gán cho Mark Twain: “Nếu bạn phải ăn hai con ếch, hãy ăn con xấu nhất trước”.

Dựa trên nguyên tắc đó, “Eat That Frog” khuyến khích bạn nên bắt đầu ngày làm việc bằng cách tập trung giải quyết nhiệm vụ lớn, quan trọng và khó nhằn nhất. Nhờ vậy, ngay cả khi còn nhiều hạng mục khác trong danh sách việc cần làm, bạn sẽ phần nào cảm thấy nhẹ nhõm và bớt áp lực hơn. Song, nếu đã áp dụng phương pháp này nhưng vẫn thường xuyên phải tăng ca hoặc mang việc về nhà, rất có thể bạn vẫn đang phải xử lý một khối lượng công việc vượt quá khả năng kiểm soát của mình.

2. Ủy quyền và phân chia công việc

Kết quả của một nhóm hay phòng ban không chỉ phụ thuộc vào một cá nhân. Vì vậy, bạn không cần tự mình ôm đồm mọi thứ mà nên chủ động trao quyền và phân chia công việc hợp lý cho các thành viên trong nhóm. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng công việc, mà còn tạo cơ hội để mọi người học tập và phát triển kỹ năng. Bên cạnh đó, các phần mềm, ứng dụng theo dõi thời gian và quản lý công việc cũng là công cụ hỗ trợ hữu ích giúp bạn phân bổ nguồn lực sẵn có và thiết lập thời hạn hoàn thành phù hợp với khối lượng công việc thực tế.

Mặt khác, nếu bạn nhận thấy khối lượng công việc của mình đang trở nên quá tải, hãy mạnh dạn trao đổi với cấp trên để cùng xem xét điều chỉnh hoặc sắp xếp lại mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ. Bạn cũng có thể tìm kiếm sự giúp đỡ từ các thành viên khác trong nhóm, nhưng nên trao đổi rõ ràng về những nội dung cần hỗ trợ để tránh phát sinh hiểu lầm hoặc gây thêm áp lực cho đồng nghiệp.

3. Học cách nói “Không”

Giữ thái độ quyết đoán và biết cách nói “Không” khi cần thiết cũng là một cách hữu ích giúp bạn tránh rơi vào tình trạng quá tải công việc. Dù đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn có thể mang lại không ít lợi ích, đặc biệt với những người mong muốn nâng cao giá trị bản thân hoặc tìm kiếm cơ hội thăng tiến, việc liên tục đồng ý với mọi yêu cầu lại dễ gây áp lực và căng thẳng kéo dài, cũng như khiến bạn đặt ra những kỳ vọng không thực tế đối với chính mình.

Vì thế, khi cảm thấy khó có thể hoàn thành một nhiệm vụ hoặc không đủ khả năng đáp ứng một cam kết đúng thời hạn, bạn nên lịch sự từ chối hoặc thống nhất rõ ràng về thời gian hoàn thành và đề xuất gia hạn nếu cần. Trong trường hợp buộc phải nhận nhiệm vụ vì tính chất khẩn cấp, hãy chủ động trao đổi với người quản lý trực tiếp để được điều chỉnh hoặc san sẻ một số đầu việc khác mà bạn cũng đang giải quyết.

4. Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

Khi nhận những nhiệm vụ mới, không ít người có xu hướng hứa hẹn quá mức và tin rằng mình có thể hoàn thành công việc trong khoảng thời gian như dự kiến. Tâm lý đó thường khiến chúng ta phải chạy đua với thời gian, dễ bị trễ hạn và có cảm giác như mình đang phải làm nhiều việc hơn mức cần thiết. Vì vậy, để duy trì khả năng kiểm soát khối lượng công việc, nâng cao hiệu suất cá nhân cùng đội nhóm và giảm thiểu căng thẳng, bạn cần học cách rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian. Kỹ năng này có thể được xây dựng thông qua một số thói quen:

– Ước lượng thời gian cần để hoàn thành một nhiệm vụ dựa trên kinh nghiệm từ những công việc tương tự trước đây.

– Đặt ra thời hạn hoàn thành thực tế và khả thi.

– Lập kế hoạch công việc theo tuần một cách chi tiết nhất có thể, bao gồm cả những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hoặc khó nhằn nhất.

– Chỉ xử lý các công việc hành chính sau khi đã giải quyết những nhiệm vụ quan trọng.

– Duy trì sự tập trung bằng cách chỉ làm từng việc một.

– Đặt ra các mục tiêu thông minh, phù hợp với thời gian làm việc thực tế của bản thân.

– Sắp xếp hợp lý những đầu việc lặp đi lặp lại để tối ưu hiệu suất.

5. Dành ra các khoảng nghỉ ngắn

Nhiều nghiên cứu đã phát hiện rằng việc tạm thời rời khỏi công việc đang làm có khả năng tác động tích cực đến năng suất và mức độ gắn kết với công việc. Phát hiện này cho thấy quản lý khối lượng công việc hiệu quả không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc phải tập trung liên tục trong nhiều giờ liền. Trái lại, nó có thể được cải thiện thông qua thói quen chủ động dành ra những khoảng nghỉ ngắn và đều đặn, cho phép bản thân tạm thời “ngắt kết nối” với công việc.

Trong các khoảng nghỉ, bạn có thể thực hiện những hoạt động lành mạnh sau đây để phục hồi năng lượng, lấy lại sự tập trung và duy trì hiệu suất:

– Đi dạo.

– Thực hành một bài thiền ngắn.

– Trò chuyện cùng đồng nghiệp.

– Ăn nhẹ.

– Nghe nhạc.

6. Học cách quản lý căng thẳng

Trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân, mỗi người đều có khả năng chịu đựng và ứng phó với căng thẳng khác nhau. Có người vẫn giữ được sự bình tĩnh, ổn định cảm xúc và duy trì sự tập trung ngay cả khi gặp phải những tình huống khó; cũng có người dễ trở nên bối rối, lo lắng và phản ứng mạnh trước áp lực. Dù bạn thuộc nhóm nào, việc học cách quản lý trạng thái này và rèn luyện kỹ năng tự phục hồi đều là chìa khóa để nâng cao sức khỏe thể chất cùng tinh thần. Khi cơ thể và tinh thần khỏe mạnh hơn, bạn càng có nhiều cơ hội cải thiện hiệu suất làm việc, đồng thời giữ được sự chủ động trong quản lý khối lượng công việc hàng ngày lẫn những giai đoạn bận rộn.

Theo đó, bạn có thể quản lý căng thẳng bằng cách thực hành chánh niệm, tập hít thở sâu và duy trì thói quen tập thể dục. Nhưng nếu đã thử tất cả phương pháp trên mà vẫn cảm thấy khối lượng công việc không hề trở nên nhẹ nhàng hơn, bạn đừng ngần ngại tìm đến một người mình tin tưởng để chia sẻ và tìm kiếm sự hỗ trợ.

7. Chia sẻ với người đáng tin cậy

Yêu cầu giúp đỡ không phải là dấu hiệu của sự yếu đuối. Chính vì vậy, khi nhận thấy dù đã áp dụng nhiều cách nhưng vẫn không thể kiểm soát khối lượng công việc hiện tại, bạn nên thử mở lòng và tâm sự với một người đáng tin cậy, chẳng hạn như người quản lý trực tiếp hoặc đồng nghiệp trong nhóm, phòng ban.

Hãy thẳng thắn chia sẻ rằng bạn đã cố gắng hoàn thành những trách nhiệm của mình nhưng khối lượng công việc đang dần trở nên quá sức. Bạn cũng nên trình bày cụ thể về những ảnh hưởng mà tình trạng này gây ra cho sức khỏe và hiệu suất của bạn. Bằng cách ấy, người quản lý và các thành viên khác sẽ hiểu rõ hơn về những khó khăn bạn đang đối mặt, từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh và hỗ trợ phù hợp.

– Dấu hiệu nào cho thấy bạn đang phải gánh vác quá nhiều công việc? Bạn có thể đang gánh vác quá nhiều công việc nếu thường xuyên phải tăng ca, danh sách việc cần làm không ngừng kéo dài và sự bận rộn bắt đầu ảnh hưởng đến giấc ngủ, sức khỏe, tinh thần cũng như hiệu suất làm việc. – Vì sao nghỉ giải lao ngắn trong giờ làm việc lại giúp tăng năng suất? Nghỉ giải lao ngắn giúp não bộ và cơ thể phục hồi, cải thiện khả năng tập trung, giảm căng thẳng và duy trì năng suất làm việc ổn định trong suốt cả ngày. – Những thói quen nào giúp duy trì hiệu suất làm việc cao mà vẫn bảo vệ sức khỏe tinh thần? Để duy trì hiệu suất làm việc cao mà vẫn bảo vệ sức khỏe tinh thần, bạn nên ưu tiên công việc quan trọng, quản lý thời gian hợp lý, nghỉ giải lao đều đặn, tập thể dục, thực hành chánh niệm và chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần.

 

---

Xem thêm:

•6 tips giúp bạn kiên định với mục tiêu đã đặt ra

•5 dấu hiệu cảnh báo về ADHD ở người lớn

•Trắc nghiệm: Màu sắc yêu thích nói gì về tính cách của bạn?

---