Cách áp dụng quy tắc 1-3-5 để phân bổ và giải quyết công việc hiệu quả

Dù to-do-list là một công cụ hiệu quả giúp chúng ta lên kế hoạch và quản lý công việc hằng ngày, nhưng những nhiệm vụ bất ngờ hoặc lỗ hỏng trong sắp xếp và phân bổ thời gian có thể khiến ta không kịp hoàn thành danh sách đã lập. Không chỉ gây áp lực lên tinh thần, điều này còn dễ khiến bạn thất vọng và tự ti về năng lực của mình. Khi đó, quy tắc 1-3-5 sẽ là biện pháp hữu ích để giải quyết vấn đề trên. 

Quy tắc 1-3-5 là gì?

Bị gián đoạn hoặc trì hoãn do yếu tố bất ngờ là một trong những lý do phổ biến nhất nhằm giải thích cho việc chúng ta không thể hoàn thành danh sách các việc cần làm. Trên thực tế, thất bại này thường đến từ số lượng đầu việc quá nhiều so với khả năng và ước tính sai lầm về thời gian cần thiết để thực hiện công việc. Bên cạnh đó, không cụ thể hóa các mục tiêu là một yếu tố khiến ta khó lòng đạt được hiệu suất mong muốn. 

Để giải quyết vấn đề trên, quy tắc 1-3-5 – một “công thức” tạo to-do-list thông minh hơn đã ra đời và được nhiều người áp dụng. Quy tắc này được Alex Cavoulacos – đồng sáng lập và chủ tịch trang The Muse tóm tắt như sau: vào mỗi ngày, hãy giả sử bạn chỉ có thể hoàn thành 9 công việc, gồm 1 việc lớn, 3 việc trung bình và 5 việc nhỏ. Trong đó, việc lớn có mức độ quan trọng cao, đòi hỏi bạn cần hoàn thành trong thời gian sớm nhất, 3 việc trung bình ít quan trọng hơn, nhưng vẫn nên được ưu tiên giải quyết ngay khi có thể, và 5 việc nhỏ là những đầu việc đơn giản hoặc dự định cá nhân bạn muốn thực hiện trong ngày. 

Cách áp dụng quy tắc 1-3-5

Để áp dụng quy tắc 1-3-5, trước hết bạn hãy tạo một danh sách tổng thể các công việc cần hoàn thành. Sau đó, thu hẹp danh sách này thành những to-do-list cụ thể hằng ngày. Trong to-do-list đó, bạn nên xác định rõ 1 nhiệm vụ lớn, 3 nhiệm vụ trung bình và 5 nhiệm vụ nhỏ. 

Ví dụ, nếu bạn có một dự án quan trọng cần hoàn thành vào cuối tuần, đó sẽ là nhiệm vụ lớn cần ưu tiên thực hiện trước nhất. 3 nhiệm vụ trung bình có thể là kiểm tra thông tin khách hàng, lập kế hoạch cuộc họp và tổng hợp các hóa đơn, chứng từ. Cuối cùng, 5 nhiệm vụ nhỏ sẽ là những việc không mất quá nhiều thời gian để giải quyết như trả lời email, đặt lịch họp, liên lạc với đồng nghiệp hoặc thậm chí là những mong muốn cá nhân như dạo phố, xem phim… 

Mẹo nhỏ giúp bạn tận dụng tối đa quy tắc 1-3-5

Cụ thể hóa công việc

Khi viết danh sách việc cần làm, nhiều người có thói quen chỉ liệt kê nhiệm vụ bằng một vài từ hoặc những dòng miêu tả mơ hồ. Điều này sẽ phần nào gây mất thời gian, khiến bạn băn khoăn vì không biết bắt đầu thực hiện nhiệm vụ từ đâu. Do đó, hãy cố gắng mô tả các đầu việc thật rõ ràng và chi tiết. Chẳng hạn, thay vì chỉ viết “Email” trong danh sách 1-3-5, bạn nên viết “Phản hồi các email được đánh dấu sao” hoặc “Sắp xếp email vào các danh mục thích hợp” để có thể nắm bắt chính xác nội dung công việc cần làm. 

---

Xem thêm

• 9 lời khuyên giúp bạn tập trung làm việc tốt hơn

• Cải thiện năng suất làm việc của bạn dựa trên con số Enneagram

• Quy tắc SMART: Phương pháp lập kế hoạch thông minh giúp bạn cải thiện cuộc sống

---

Bắt đầu với nhiệm vụ khó nhất

Trên thực tế, bạn có thể tùy ý sắp xếp thứ tự giải quyết các công việc trong danh sách 1-3-5. Tuy nhiên, theo Brian Tracy – tác giả quyển sách nổi tiếng về năng suất Eat That Frog!, bạn nên bắt đầu ngày mới với nhiệm vụ “khó nhằn” nhất. Thông thường, đây cũng là đầu việc tốn nhiều năng lượng và dễ khiến ta trì hoãn nhất. Do đó, nếu giải quyết được “con ếch” (cách ví von của Tracy dành cho nhiệm vụ khó nhất) này, bạn sẽ được tiếp thêm sức mạnh và sự tự tin để chinh phục các mục tiêu còn lại.

Lập danh sách 1-3-5 trước khi bắt đầu ngày mới

Vào cuối ngày, hãy cố gắng dành vài phút để liệt kê danh sách 1-3-5 cho hôm sau. Hoặc bạn có thể thực hiện công việc này đầu tiên vào buổi sáng trước khi bắt đầu ngày mới. Điều này giúp bạn hình thành thói quen lập danh sách việc cần làm một cách có chủ ý thay vì chỉ ngẫu hứng thực hiện. Đồng thời, bạn có thể chủ động phân bổ thời gian hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu quan trọng. Ngoài viết tay hay tạo bảng, bạn đừng nên bỏ qua một số ứng dụng và phần mềm miễn phí hỗ trợ lập to-do-list theo nhu cầu. 

Linh hoạt điều chỉnh quy tắc

Nếu phải trải qua một ngày với dày đặc các cuộc họp, hoặc cảm thấy chín việc cần làm vẫn quá nhiều, bạn nên linh hoạt điều chỉnh quy tắc 1-3-5 cho phù hợp với khả năng và tình hình thực tế. Bạn có thể bắt đầu với tỷ lệ 1-2-3 hoặc 1-2-5 và tăng dần lên 1-3-5. Đồng thời, hãy để trống một số mục để điền vào khi cần thiết, nhất là khi bạn thường được giao những nhiệm vụ bất ngờ trong công việc.